Auparavant résumé à une simple caisse enregistreuse, le système de caisse a, au fil des décennies, évolué jusqu’à acquérir la capacité de stocker une base de données de produits. Les caisses enregistreuses ont alors ‘’appris’’ à lire des code-barres et à enregistrer les détails de chaque transaction sous une forme informatique. Les commerces et les entreprises adoptent de plus en plus la web-caisse. Maîtriser ses nombreuses fonctionnalités ne va bien souvent pas de soi et nécessite une petite initiation. Voici pour vous un guide complet afin de mieux comprendre comment utiliser sa web-caisse.
Comment fonctionne une web-caisse ?
Encore appelée caisse connectée, la web-caisse n’est pas une machine autonome qui traite les transactions des clients et rationnalise les processus commerciaux afférents aux ventes. Il s’agit d’un véritable système constitué d’une partie logicielle et d’une partie informatique.
La partie logicielle des caisses connectées se compose d’une interface utilisateur et d’un tableau de bord encore appelé backend ou back-office. L’interface utilisateur de la web-caisse sert au personnel du point de vente à traiter les transactions. Le tableau de bord, lui, est un moyen d’analyse et de gestion des données en coulisses. Les données de l’interface utilisateur et du tableau de bord peuvent être stockées de deux façons différentes. Via un logiciel installé sur un serveur local ou via un système hébergé en ligne. Le matériel informatique se compose quant à lui d’une interface qui sert à enregistrer les transactions (généralement une tablette ou un écran tactile), d’un tiroir-caisse, d’une imprimante de reçus, d’un lecteur de cartes et de périphériques réseau.
Installation de la caisse enregistreuse
Votre web-caisse une fois déballée, posez-la sur une surface plane et dure. Procédez ensuite à son branchement (abstenez-vous d’utiliser quelque rallonge ou prise multiple que ce soit). Placez les piles dans le compartiment aménagé à cette intention (il se trouve selon les modèles au dos ou au bas de la caisse). Vous pouvez maintenant charger l’imprimante de ticket de caisse.
Prenez soin de laisser sortir l’extrémité du rouleau, d’ouvrir le tiroir de la caisse connectée (une clé est fournie avec l’appareil) et d’allumer votre caisse connectée. Ceci fait, il ne vous reste qu’à la configurer en vous aidant du manuel d’utilisateur de votre appareil. Cette configuration se fait en 5 points essentiels : le choix de la langue, le réglage de la date et de l’heure, le réglage des taxes, l’enregistrement des produits selon leurs catégories et l’enregistrement des codes vendeurs.
Web-caisse, comment l’utiliser ?
Votre web-caisse une fois configuré, vous voici paré pour l’utiliser tous les jours. Lorsqu’un client aura fini ses achats et viendra à la caisse, entrez les codes PLU de chacun des articles achetés. Cela vous permettra également de connaître le prix des articles, les taxes auxquelles ils sont assujettis et éventuellement les codes promo qui s’y appliquent. Saisissez ensuite le nombre de marchandises achetées et calculez le montant à payer. Définissez ensuite le mode de paiement et entrez dans la web-caisse la somme que vous remet le client. Ceci fait, la caisse connectée imprime le ticket de caisse. Vous pouvez maintenant encaisser l’argent et rendre, au cas échéant la monnaie au client.
