Gérer l’encaissement des clients et les différents modes de paiement n’est pas toujours mince à faire. Si vous utilisez un logiciel de caisse comme celui que nous proposons chez Apitic, vous devez utiliser parallèlement un terminal de paiement pour pouvoir réceptionner les paiements par carte bancaire de vos clients. Mais alors, comment cela fonctionne-t-il ? Comment faire le lien entre les règlements CB et votre logiciel de caisse au niveau comptable ? Nous vous donnons toutes les clés, dans cet article.
Le logiciel de caisse : un outil indispensable
Mettre en place une solution d’encaissement est un impératif pour toutes les entreprises qui souhaitent simplifier et accélérer le processus d’encaissement des clients. Ce genre de solutions vous permet notamment de saisir rapidement les produits et services pour les encaisser. Vous pouvez également opérer un suivi précis de vos ventes, générer des rapports comptables en quelques clics et profiter de tout un ensemble de services détaillés ici.
L’obligation d’un logiciel de caisse certifié
Les entreprises assujetties à la tva qui utilisent un logiciel de caisse doivent être prudentes quant aux choix du prestataire. En effet, depuis 2018, il est obligatoire d’utiliser un outil certifié, qui répond à la norme NF 525 ou détient la certification LNE. Cela est obligatoire et permet de limiter les risques de fraude à la TVA qui occasionne de lourdes pertes pour l’Etat.
Quel terminal de paiement choisir ?
Lorsque vous lancez votre activité, vous devez choisir un terminal de paiement si vous souhaitez accepter les paiements par carte bancaire. Pour cela, vous avez plusieurs solutions : souscrire un contrat auprès de votre banque professionnelle ou vous tourner vers un service externe de TPE.
Le TPE de la banque
L’établissement bancaire chargé de votre compte professionnel est en mesure de vous proposer un contrat avec un ou plusieurs terminaux de paiement. La banque prend une commission sur chacune de vos ventes. Pour encaisser vos clients, vous installez le TPE dans votre établissement, en le branchant sur votre ligne téléphonique ou en wifi, en fonction des modèles. L’avantage de cette solution est que vous pouvez négocier la commission qui est souvent plus avantageuse que les services tiers. En revanche, le SAV et les services annexes peuvent être moins efficaces.
Les services spécialisés dans les terminaux de paiement
Depuis quelques années, certains prestataires proposent des services de TPE digitaux dernière génération. Ce sont de tout petits boîtiers qui vous permettent d’accepter les paiements par CB via une connexion à votre téléphone portable.
L’avantage principal est que vous bénéficiez d’un contrat souvent sans engagement et sans location de matériel. Vous achetez le boîtier à un coût raisonnable et utilisez votre mobile. L’inconvénient est que les commissions sont souvent plus élevées qu’en passant par votre banque.
Comment fonctionne le TPE avec le logiciel de caisse ?
Une fois que vous avez choisi votre TPE, vous vous demandez comment vous allez l’utiliser avec votre logiciel de caisse. Sachez que le logiciel de caisse et le TPE sont à utiliser parallèlement, mais ne se connectent pas entre eux. Pour vous aider à bien comprendre, voici comment se passe un encaissement avec un TPE et le logiciel Apitic.
1 – Saisie des produits sur le logiciel de caisse
Sur l’interface de votre logiciel de caisse, vous saisissez les produits ou services à encaisser et générer le total. Votre client vous indique alors quel mode de paiement il souhaite utiliser : la CB.
2 – Saisie du montant sur le TPE et paiement du client
Sur votre TPE, vous tapez le montant total à régler, insérez la carte bancaire puis faites saisir le code à votre client. Le paiement passe puis le ticket CB est édité.
3 – Sélection du mode de paiement CB dans la solution d’encaissement
Une fois le paiement accepté, vous cliquez sur “Paiement par CB” dans votre logiciel de caisse. Le ticket de caisse peut alors être imprimé.
Et après ?
Veillez à bien conserver les tickets “entreprise” qui sont édités par le TPE et à donner à votre client celui qui lui est destiné (les deux sont imprimés à la suite).
Au niveau de votre comptabilité, le processus est ensuite assez simple :
- Vous éditez le rapport comptable chaque mois depuis votre logiciel de caisse et l’envoyez à votre expert comptable. Ce rapport indique clairement le montant des encaissements par carte bancaire.
- En parallèle, vous lui envoyez le récapitulatif des transactions monétiques réalisées par carte bancaire, édité par votre banque (vous pouvez les télécharger dans votre espace en ligne).
Grâce à ces informations, le comptable est en mesure de recouper les informations de paiement et de qualifier les lignes de paiement. Au besoin, il pourra vous demander de lui fournir les tickets CB pour vérification de données.
